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超级经典的88个PPT实用小技巧


88 个超级经典实用的 PPT 小技巧 ■打印清晰可读的 PPT 文档 通常 PPT 文稿被大家编辑得图文声色并茂, 但若把这样的演示文稿用黑白打 印机打印出来,可读性就较差。以下的方法,可以让你用黑白打印机打印出清晰 可读的演示文稿: 首先点击“工具-选项”命令,单击“打印”选项卡,在“此文档的默认打 印设置”标题下,单击“使用下列打印设置”,然后在“颜色/灰度”框中,单 击“纯黑白”。 确定后在“颜色/灰度”框中选择“灰度”模式是在黑白打印机上打印彩色 幻灯片的最佳模式, 此时将以不同灰度显示不同彩色格式;选择“纯黑白”模式 则将大部分灰色阴影更改为黑色或白色, 可用于打印草稿或清晰可读的演讲者备 注和讲义; 选择“颜色”模式则可以打印彩色演示文稿,或打印到文件并将颜色 信息存储在*.prn 文件中。当选择“颜色”模式时,如果打印机为黑白打印机, 则打印时使用“灰度”模式。 ■将声音文件无**打包到 PPT 文件中 幻灯片打包后可以到没有安装 PPT 的电脑中运行,如果链接了声音文件,则 默认将小于 100KB 的声音素材打包到 PPT 文件中, 而超过该大小的声音素材则作 为独立的素材文件。其实我们可以通过设置就能将所有的声音文件一起打包到 PPT 文件中。方法是:单击“工具-选项-常规”,将“链接声音文件不小于 100KB”改大一点,如“50000KB”(最大值)就可以了。 ■PPT 编辑放映两不误 能不能一边播放幻灯片, 一边对照着演示结果对幻灯进行编辑呢?答案是肯 定的,只须按住 Ctrl 不放,单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以 了,此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时,演示窗口会最小 化,修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。 ■将 PPT 演示文稿保存为图片 大家知道保存幻灯片时通过将保存类型选择为“Web 页”可以将幻灯片中 的所有图片保存下来, 如果想把所有的幻灯片以图片的形式保存下来该如何操作 呢? 打开要保存为图片的演示文稿,单击“文件-另存为”,将保存的文件类型 选择为“JPEG 文件交换格式”,单击“保存”按钮,此时系统会询问用户“想 导出演示文稿中的所有幻灯片还是只导出当前的幻灯片?”, 根据需要单击其中 的相应的按钮就可以了。

■PPT 图表也能用动画展示 Powerpoint 中的图表是一个完整的图形,如何将图表中的各个部分分别用 动画展示出来了呢?其实只须右击图表, 选择“组合”中的“取消组合”就可以 将图表拆分开来了,接下来就可以对图表中的每个部分分别设置动作。 ■PPT 中视图巧切换 当你点击“普通视图”按钮时如果按下 Shift 键就可以切换到“幻灯片母 版视图”;再点击一次“普通视图”按钮(不按 shift 键)则可以切换回来。而 如果点击“幻灯片浏览视图”按钮时, 按下 shift 键就可以切换到“讲义母版视 图”。 ■PPT2007:隐藏重叠的图片 如果在幻灯片中插入很多精美的图片, 在编辑的时候将不可避免地重叠在一 起,妨碍我们工作,怎样让它们暂时消失呢?方法如下: 首先单击“开始”选项卡,找到“编辑”功能组,再点击“选择→选择窗 格”,在工作区域的右侧会出现“选择和可见性”窗格。在此窗格中,列出了所 有当前幻灯片上的“形状”, 并且在每个“形状”右侧都有一个“眼睛”的图标, 单击想隐藏的“形状”右侧的“眼睛”图标, 就可以把档住视线的“形状”隐藏 起来了。 ■快速选择多个对象 在 powerpoint2003 中, 如果要选择叠放在一起的若干个对象时会不太容易, 特别是它们又位于叠放次序下层的时候, 更是如此。 不过, 我们可以点击“绘图” 工具栏右侧的三角箭头(工具栏选项) ,依次指向“添加或删除按钮-绘图”, 然后选中“选中多个对象”, 将它添加到“绘图”工具栏中, 点击它, 会打开“选 择多个对象”对话框。 我们只要在对话框的对象列表中选中相应的那些对象就可 以了。这个按钮的添加也可以这么做:点击菜单命令“工具-自定义”,在打开 的对话框中点击“命令”选项卡,然后在“类别”中选“绘图”,在“命令”栏 中选择“选中多个对象”,将它拖至工具栏的任意位置。 ■打造多彩公式 在 powerpoint 中也可以使用公式编辑器插入公式。但默认的公式都是黑颜 色的,与我们演示文稿的背景很不协调。其实,我们可以选中编辑好的公式,然 后点击右键,在弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令。再点击 “图片”工具栏中的“图片重新着色”按钮, 就可以在打开的对话框中为公式指 定其他的任意颜色了。 ■灵活设置背景

大家可以希望某些幻灯片和母版不一样, 比如说当你需要全屏演示一个图表 或者相片的时候。你可以进入“格式”菜单,然后选择“背景”,选择“忽略母 版背景图形”选项之后,你就可以让当前幻灯片不使用母版背景。 ■防止被修改 在 powerpoint 中点击“工具-选项-安全性”,然后设置“修改权限密码” 即可防止 PPT 文档被人修改。另外,还可以将 PPT 存为 PPS 格式,这样双击文件 后可以直接播放幻灯片。 ■看看 powerpoint 的特殊播放模式 播放 PPT 文档时,点击 Powerpoint 的“幻灯片放映”菜单中的“观看幻灯 片”将启动默认的全屏放映模式, 这时必须使用“Alt+Tab”或“Alt+Esc”组合 键才能与其他窗口切换。 如果在播放幻灯片时, 按住 Alt 键不放, 依次按下“D”、 “V”键激活播放操作,就可以让幻灯片放映模式变成一个带标题栏和菜单栏的 普通窗口形式,操作起来就方便多了。 ■去掉链接文字的下划线 向 PPT 文档中插入一个文本框,在文本框输入文字后,选中整个文本框,设 置文本框的超链接。这样在播放幻灯片时就看不到链接文字的下划线了。 ■窗口模式下播放 PPT 在按住 Alt 键不放的同时, 依次按 D 和 V 键即可。这个时候就可在窗口模式 下播放 PPT 了。 ■一次性展开全部菜单 由于工作的关系,经常使用 powerpoint 发现它的菜单很是麻烦,想全部展 开所有菜单项,必须单击菜单中向下的双箭头。后来打开“工具-自定义”,单 击“选项”选项卡, 选定“始终显示整个菜单”复选框,再单击“关闭”按钮就 可以一次性展开全部菜单了。 ■巧用键盘铺助定位对象 在 PPT 中有时候用鼠标定位对象不太准确, 按住 Shift 键的同时用鼠标水平 或竖直移动对象,可以基本接近于直线平移。在按住 Ctrl 键的同时用方向键来 移动对象,可以精确到像素点的级别。 ■巧让多对象排列整齐 在某幻灯片上插入了多个对象,如果希望快速让它们排列整齐,按住 Ctrl

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