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93Word必备操作技巧大全


Word 中的“选中”方法知多少? 一、常见的“选中”方法: ü 全选(快捷键 Ctrl+A) :就是全部选中文档内的所有内容。这所有内容包括:文字、表格、 图形、图像等可见的和不可见的标记。 ü 按住 Shift+Page Down 从光标处向下选中一屏,Shift+Page Up 从光标处向上选中一屏。 ü 按住 Shift+左选中光标左边第一个字符,Shift+右选中光标右边第一个字符,Shift+上选中 从光标处向上到同列的字符,Shift+右选中从光标处向下到同列的字符。(注:此处的 ?、à、 á、? 表示:上、下、左、右光标键) ü Ctrl+Shift+á 从光标向上选中光标所在的一段,Ctrl+Shift+? 从光标向下选中光标所在的一 段。 ü 扩展选中(快捷键 F8) :按一次打开扩展功能;再按一次选中光标所在的位置的单词(若 是中文的话选中光标所在的后一个字) ;再按一次选中光标位置所在的一句;再按一次选中 光标位置所在的一段落;再按一次则相当于全选。取消扩展功能,按 Esc 键。 ü 把光标放到页面的左边,出现形如“?”,点击就选中一行。上下拖到就选中若干行。 ü Alt+鼠标拖动:选中矩形区域。 ü 按住 Shift 选中多个对象(非嵌入型的) ,也可以用绘图工具栏第二个按钮的“选择对象” (“?”)来选择。 对于 Word2003 可以把光标放到任一位置,点右键/“选择格式相似的文本”功能,这个功能 有点类似于 F4,比较“另类”。“相似”两字很值得玩味,多试几遍,其意自现。 二、“不常用”的“选中”方法 说他“不常用”并不真的是不常用,而是对于新手而言的不常用。 ü 通过菜单格式/样式和格式(Word2003 版,别的版本类似) ,点击要选择的样式,点右边 的下拉框,出现“选择所有 XX 实例”、“修改”、“删除”等。此处的 XX 代表使用这种样式的 段落是多少,点选“选择所有 XX 实例”就选中了所有应用了此样式的段落。 (注:对于规范 的排版,这个是最好用的,可能我们只要四五个样式就把一篇小册子搞定。 ) ü 不得不提到的替换(快捷键 Ctrl+F):在查找内容中输入要选中的文字、或点格式、高级等 设置,再点选突出显示所有在该范围找到的项目,在选查找全部、关闭,这就就选中了你可 以想到的任意的内容。这个看似简单,其实是所有技巧中伸缩度最大的一个。 三、一种类似于图形软件方面的选中技巧: 在 Photoshop 中,有一个命令叫“保存选区”非常好用,在 Word 中也可以找到类似的方法, 这就是书签。利用书签“存储选区”也是很好的方法,但要注意,他必须是连续的区域。 方法是:先选中要定义的区域,插入/书签,输入书签名,定义一个书签。使用时:插入/书 签,找到想选中的书签,点“定位”就选中了书签所代表的选择。这个功能在后台 VBA 中也 很好用,制定特定模板的首选。 特例:对段落进行样式时,不需要选中段落的,只要把光标放到段落中就行了。 一.图表和公式的自动编号 在论文中,图表和公式要求按在章节中出现的顺序分章编号,例如图 1-1,表 2-1,公式 3-4 等。在插入或删除图、表、公式时编号的维护就成为一个大问题,比如若在第二章的 第一张图(图 2-1)前插入一张图,则原来的图 2-1 变为 2-2,2-2 变为 2-3,…,更 糟糕的是,文档中还有很多对这些编号的引用,比如“流程图见图 2-1”。如果图很多,引

用也很多,想象一下,手工修改这些编号是一件多么费劲的事情,而且还容易遗漏!表格和 公式存在同样的问题。 能不能让 Word 对图表公式自动编号,在编号改变时自动更新文档中的相应引用 自动更新文档中的相应引用?答案是肯 自动更新文档中的相应引用 定的!下面以图的编号为例说明具体的作法。

图 1- 1

图 1- 2 我的好友

图 1- 3 我的聊天记录

自动编号可以通过 Word 的“题注”功能来实现。 按论文格式要求, 第一章的图编号格式为“图 1-×”。 步骤:1-----将图插入文档中后,选中新插入的图,在“插入”菜单---“引用”---选“题注”, 新建一个标签“图 1-”, 编号格式为阿拉伯数字(如果不是点击“编号”修改) , 位置为所选项目下方,单击“确定”后 Word 就插入了一个文本框在图的下方, 并插入标签文字和序号,此时可以在序号后键入说明,比如“形态学膨胀运算示例”, 还可以移动文本框的位置,改动文字的对齐方式等。 再次插入图时题注的添加方法相同,不同的是不用新建标签了,直接选择就可以了。 Word 会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。 步骤 2. 在文档中引用这些编号时,比如“如图 1-1 所示”,分两步做。 插入题注之后, 选中题注中的文字“图 1-1”,在“插入”菜单选“书签”,键入“书签名” ,点“添加”。 这样就把题注文字“图 1-1”做成了一个书签。在需要引用它的地方, 将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面) , 如图 1- 2( “图 1-2”是引用跟踪自动生成的) 如图 1- 2( “图 1-1”是引用跟踪自动生成的) 在“插入”菜单选“交叉引用”,弹出对话框中引用类型选“书签”,“引用内容”为“书签文字”, 选择刚才键入的书签名后点“插入”,Word 就将文字“图 1-1”插入到光标所在的地方。在其 他地方需要再次引用时直接插入相应书签的交叉引用就可以了,不用再做书签。@ 至此我们就实现了图的编号的自动维护,当在第一张图前再插入一张图后,Word 会自动把 第一张图的题注“图 1-1”改为“图 1-2”,文档中的“图 1-1”也会自动变为“图 1-2”。 表格编号的作法与图相同,唯一不同的是表格的题注在表格上方,且要求左对齐。 公式的编号略有不同,插入公式后,将公式单独放在一个段落,版式为“嵌入式”(Word 默 认) ,光标放在公式之后,不要(注意是“不要”)选中公式,在“插入”菜单选“题注”,由于 没有选中项目,所以“位置”一项为灰色,新建标签“公式 1-”,点击“插入”,Word 就将标签 文字和自动产生的序号插入到光标所在位置。 在文档中引用公式编号的方法与图相同, 此处 不在赘述。公式的编号要求在右边行末,具体的方法在“制表位的使用”一节详细说明。

这里顺便说一下, 交叉引用、 书签和题注都是 Word 的域。 域是文档中可能发生变化的内容, Word 使用域来进行文档自动化。多个域的联合使用可以实现更复杂的功能,各个域的具体 使用方法请参考 Word 的帮助。注: (1)题注中新建标签时,Word 会自动在标签文字和序号之间加一个空格,看起来 不那么舒服,可以在插入题注后将空格删除,然后再将文字做成书签。 (2)书签名最好用图(表、公式)的说明文字,尽量做到见名知“图”。 (3)图(表、公式)的编号改变时,文档中的引用有时不会自动更新,可以鼠标 右击引用文字,在弹出的菜单中选“更新域”。关闭文档再打开 Word 会更新所有的域。二. 制表位的使用 制表位是指水平标尺上的位置, 它指定了文字缩进的距离或一栏文字开始的位置, 使用户能 够向左、向右或居中对齐文本行;或者将文本与小数字符或竖线字符对齐。用户可以在制表

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