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南通市档案馆14


南通市数字档案馆的调查与分析 网站布局、 内容建设、 档案信息资源特色、 档案提供利用的方式、 网站布局、 内容建设、 档案信息资源特色、 档案提供利用的方式、 内容及搜索方式。 内容及搜索方式
优势之一: 优势之一 : 采集自动化 统一接口归档平台:通过统一接口归档平台,接收来自各个业务系统的 统一接口归档平台 数据,通用、安全保障业务系统数据,自动归档到数字档案馆中。 自动化归档接口:利用 ERP 数据自动归档接口、OA 数据自动归档接口、 自动化归档接口 MES 数据自动归档接口、PDM 数据自动归档接口、移动载体联机归档接口、多 媒体联机归档接口自动、定时增量抽取企业 ERP、OA、MES、PDM 等业务系统 的数据到中间服务器,在中间服务器审核、检验、原文批量封装等,无误后, 目录数据及原文自动化归档到档案服务器中。 自动化辅助工具包:利用 OCR 识别、CAD 中 DWG 图纸批量解读、原文扫 自动化辅助工具包 描上传等辅助工具包进行目录信息摘取、原文的批量对应上传,省时省力, 达到事半功倍的效果。 优势之二: 优势之二 : 存储安全化 长久独立保存: 长久独立保存 : YGAD 6.0 的数据字典以跨平台的 XML 格式描述和管理系 统中档案资源库,并与档案资源库存储、备份在一起,同生死同命运。实现 档案资源库即使脱离系统软件和目录数据库,通过数据字典,依然可以查阅 和管理。档案保存独立长久! 络与客户端监控:YGAD 6.0 的客户端管理可实现对系统中连接计算机 网 络与客户端监控 的全方位监控。包括:监视 监视各部门客户端连接档案服务器情况,即该客户端 监视 当前的状态(是否连接服务器、正在访问那些模块等);控制 控制各部门客户端 控制 与服务器的连接情况,可实现断开或启用客户端与服务器的连接,以及删除 和创建客户端等操作;查看 查看用户或客户端的权限及日志情况。监管无时不在! 监管无时不在! 查看 监管无时不在 精细的权限控制: 精细的权限控制 : YGAD 6.0 的权限管理可精细到文件级和数据字段级的 赋权,通过角色、组和用户的管理,实现按照全宗、部门、档案类别、功能 模块、业务流程、操作类型、档案资源等多方面完成权限的分配。 全方位的日志跟踪: 全方位的日志跟踪 : YGAD 6.0 的日志痕迹管理可详细记载系统用户在系 统中的操作痕迹,如该用户什么时间,用哪台计算机,登录了系统的哪个模 块,进行了哪些操作。操作的类型包括查看、下载、上传、打印、添加、删 除、修改等,并可详细记录操作类型(查看、下载、上传、打印、添加、删 除、修改)的内容信息,如将那条信息做了修改,修改前是什么,修改后变 为什么。一切操作尽在掌握! 一切操作尽在掌握! 一切操作尽在掌握 备份恢复: 备份恢复 : YGAD 6.0 的备份恢复可实现系统目录数据库及电子原文的硬 盘增量备份和恢复,以及光盘异地增量备份和恢复;支持数据备份为数据库 文件及 EXCEL 文件;支持手动备份和服务器自动备份。资源保护有备无患! 资源保护有备无患! 资源保护有备无患 格式批量封装、数字水印: 格式批量封装 、 数字水印 : YGAD6.0 格式批量封装,在电子原文进入档 案资源库以前按照国际标准对电子原文进行 PDF 封装,并添加数字水印,对 电子原文进行双层防护。 优势之三: 优势之三 : 管理科学化

资源库管理:YGAD6.0 将档案资源与档案目录数据独立存储,保障电子 资源库管理 原文即使脱离原档案数据库,仍可以通过元数据进行访问。并且对档案资源 可基于本企业的业务流程进行配置管理,做到“你有我新”的管理方式。 元数据管理:YGAD 6.0 提供元数据的全面有序管理,实现档案不同形态 元数据管理 (纸质形态、电子形态、备份光盘中的电子形态和原始移交的电子形态等) 基本属性集、背景属性集、关联属性集等元数据的统一管理。 版本管理:YGAD 版本管理 YGAD 6.0 提供完整的原文管理解决方案,一条目录可对应几 个电子原文,一个电子原文可具备几个版本,不同版本间可进行追溯查询。 光盘利用: 光盘利用 : YGAD 6.0 的光盘利用主要实现档案管理系统中各类档案资源 的光盘打包刻录功能,系统可自动计算光盘容量及设备是否正常,并可打印 光盘标签,光盘打包刻录完成后,用户可异地查询光盘内存储的信息资源, 系统控制查询、下载、打印等操作的权限。光盘利用模块为企业业务人员在 异地使用档案资源提供了途径,扩大了档案资源的使用范围和服务方式。 借阅管理:YGAD6.0 通过一站式登录到档案网络中,视图化对当前库房 借阅管理 的借阅情况进行分色的展示(A 色文件没有被借阅、B 色文件已经借出并且没 有可借阅的、C 色文件借出,但还有可借阅的),还可以对当前借出、已归 档、借阅历史、使用率等进行管理,并追溯到审批单;对超期未归档的纸质 档案进行催还提醒,打印催还单,实时掌握档案借阅动态。 报表管理: 报表管理 : YGAD 6.0 提供报表管理功能,实现企业档案部门日常工作使 用的各类报表的打印功能,YGAD 6.0 系统中已集成各类通用报表近百种,并 内嵌报表编辑工具,用以支持用户自定义报表。 统计管理: 统计管理 : YGAD6.0 提供通用性强、准确率高,操作简单的统计汇报, 输出打印的功能,用户可以灵活的配置统计方案,同时提供详细的统计,包 括当前有库存总数、总页数、总卷数、原文数目,无原文数据、档案的借阅 率等。 优势之四: 优势之四 : 利用便捷化 基于业务流程的分层检索:YGAD6.0 基于企业业务的管理流程,对项目 基于业务流程的分层检索 资源、设备资产、财务凭证、报表台账、产品结构树等业务数据进行阶段性 检索。 视图化的图形分层检索:YGAD6.0 提供视图化的资源展现,将资源按工 视图化的图形分层检索 程项目、阶段、种类等不同的方式,图形化地展现在档案网络,保障资源在 第一时间为客户所用。 灵活方便的多功能检索机制:YGAD6.0 提供了多功能、全方位的检索, 灵活方便的多功能检索机制 包括全文检索、跨档案类检索、模糊检索、高级检索、常规检索等,资源查 找快捷方面。 优势之五: 优势之五 : 服务人性化 主动性专题推送:实现档案信息资源专题化的主动推送服务。区别于传 主动性专题推送 统的档案馆被动借阅的模式,通过档案馆对档案信息资源的主动打包推送的 方式,在保障了档案资源的利用安全前提下,更及时有效的发挥了档案信息 资源的价值。网络化的借阅、 审批 网络化的借阅、 网络化的借阅 审批:实现企业非公开档案的信息资源的借阅 利用。YGAD6.0 客户端的权限控制系统,精密、严谨的控制档案资源的浏览、 查看权限。权限内的档案资源可以查看;对于权限范围以外的非公开档案资 源,需按照严格的审批流程进行网上借阅,外加方便的上线提示功能(需审 核的文件、已经通过或驳回的文件),审批通过后,保存借阅审批单,开放

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